KSeF w enova365: za co płacicie, a co jest w licencji modułu
KSeF w enova365 działa bez dopłaty ponad licencję modułu Faktury, Handel albo księgi. Wyjaśniamy, kiedy do obiegu faktur wchodzi Workflow i co sprawdzić u siebie.
Zespół Partnerzy IT
Za obsługę KSeF w enova365 nie płaci się ponad licencję modułu, który ją daje: Faktury, Handel, Księga Handlowa albo Księga Podatkowa. Mieści się w niej to, co dany moduł robi z fakturami: Faktury i Handel wysyłają je do KSeF i pobierają z niego, księgi pobierają faktury do księgowania. Gdy faktura ma przejść przez akceptację kilku osób, wchodzi moduł Workflow, a czasem moduły towarzyszące; zestaw zależy od obiegu. Jeśli macie enova365 albo ją wybieracie, od tego rozróżnienia zależy, o co pytać przy wycenie.
Czy za KSeF w enova365 płaci się osobno
Nie. Wysyłka i pobieranie faktur w KSeF są częścią modułu, który już macie w licencji, i nie dochodzi za nie żadna osobna opłata (stan na październik 2026).
„Bez dopłaty” nie znaczy jednak „bez licencji”. KSeF przychodzi razem z modułem, w którym faktury powstają albo do którego trafiają, i działa w zakresie tego modułu. Firma bez żadnego z czterech modułów wymienionych wyżej nie ma w enova365 czym obsłużyć KSeF.
Druga rzecz to wersja. Zmiany w przepisach, w tym w KSeF, przychodzą z aktualizacją wersji, bez osobnej opłaty za każdą nowelizację. W abonamencie aktualizacje są w cenie. Przy licencji na własność daje je roczne utrzymanie wersji, a bez niego system pracuje dalej, tylko zatrzymuje się na wersji, którą macie. Jak to rozliczyć w Waszym modelu, opisujemy przy licencjach enova365.
Które moduły obsługują KSeF
| Moduł | Co robi z KSeF | Na co uważać przy wariancie |
|---|---|---|
| Faktury | wysyła faktury do KSeF, pobiera je stamtąd i importuje | KSeF działa dla dokumentów, które wariant prowadzi; srebrny nie prowadzi faktur zakupu |
| Handel | wystawia faktury i wysyła je do KSeF | srebrny wariant ma węższy zakres samego modułu niż złoty |
| Księga Handlowa | przenosi faktury z KSeF do księgowania | jest tylko w wariancie złotym |
| Księga Podatkowa (KPiR, ryczałt) | pobiera faktury z KSeF | jest tylko w wariancie srebrnym |
Uwagi wymaga ostatnia kolumna. Firma z modułem Faktury w wariancie srebrnym ma KSeF, ale tylko dla dokumentów, które ten wariant prowadzi. Odpowiedź na pytanie „czy mamy KSeF” zależy więc od nazwy modułu i od jego wariantu.
Jeśli zaczynacie od pakietu z cennika pakietów enova365, każdy z trzech pakietów dla nowej firmy ma w składzie Faktury albo Handel oraz księgę. W najmniejszym z nich Faktury są w wariancie srebrnym, więc faktury zakupu z KSeF pobiera księga.
Kiedy dochodzą dodatkowe moduły
Do samego wysyłania i odbierania faktur wystarcza moduł z tabeli. Koszt pojawia się, gdy faktura ma przejść przez ludzi: ktoś potwierdza dostawę, ktoś inny zatwierdza płatność, dopiero potem dokument idzie do księgowania.
Za obieg dokumentów w enova365 odpowiada moduł Workflow. Wśród jego gotowych procesów są pobieranie i wysyłka dokumentów KSeF oraz obieg dokumentów kosztowych. Obok stoi DMS, czyli repozytorium dokumentów elektronicznych z wyszukiwaniem. Oba mają własną licencję. Pierwszego stanowiska DMS albo pierwszego stanowiska Workflow w wersji platynowej nie uruchomi się bez modułu Konfigurator Workflow i DMS; kupuje się go jeden raz i obejmuje także stanowiska dokładane później. Akceptację faktury przez kontrahenta przed wysyłką daje z kolei osobny moduł, Pulpit Kontrahenta.
Zestaw modułów dla obiegu faktur zależy od procesu: od tego, kto zatwierdza fakturę, w ilu krokach i czy dokument ma potem leżeć w elektronicznym archiwum. Ustalamy go przy wycenie, na podstawie opisu Waszego obiegu.
Przykład pomoże to rozdzielić (to ilustracja, nie opis konkretnej firmy). Faktura za materiały przychodzi z KSeF. Kierownik zakupów potwierdza, że dostawa się zgadza, dyrektor finansowy zatwierdza płatność, księgowa dekretuje. Pobranie faktury z KSeF załatwia moduł handlowy albo księga. Dwa zatwierdzenia po drodze to już obieg faktury kosztowej, czyli Workflow. Obieg akceptacji ustawiamy przy konfiguracji systemu pod proces, w takim zakresie, w jakim faktycznie wchodzi do pracy.
Workflow nie musi wejść od pierwszego dnia. Dołożenie modułu to rozszerzenie licencji i konfiguracja, a nie drugie wdrożenie, więc obieg da się uruchomić, gdy wiadomo już, jak faktury naprawdę krążą po firmie.
Kiedy dodatkowe moduły nie są potrzebne
Fakturę zakupu odbiera i księguje jedna osoba, a zatwierdzenie płatności odbywa się poza systemem i nikt nie zgłasza z tym kłopotu. Wtedy wystarcza moduł z KSeF.
Faktury sprzedaży wystawiacie w innym programie, a w enova365 prowadzicie tylko księgi. Wysyłkę do KSeF obsługuje wtedy program, w którym faktura powstaje, a księga pobiera faktury z KSeF. Pytanie dotyczy więc tamtego programu i połączenia między systemami, nie licencji enova365. Porównajcie koszt utrzymania dwóch programów i tego połączenia z przeniesieniem fakturowania do enova365.
Co sprawdzić w swojej instalacji
Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Z końcem 2026 r. kończą się okresy przejściowe i od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców. Cztery rzeczy da się sprawdzić bez niczyjej pomocy:
- W którym module powstają faktury sprzedaży i w jakim wariancie. Nazwa modułu nie wystarczy, bo od wariantu zależy, jakie dokumenty w ogóle są w systemie.
- Gdzie trafiają faktury zakupu. Czy pobiera je moduł handlowy, księga, czy ktoś przepisuje je ręcznie z innego miejsca.
- Ile osób zatwierdza fakturę zakupu, zanim pójdzie do księgowania, i jak robicie to dziś: mailem, na papierze, ustnie. Od tej odpowiedzi zależy, czy potrzebny jest Workflow i co jeszcze.
- Numer wersji systemu i model licencji. Część funkcji KSeF ma próg wersji, na przykład akceptacja faktury przez kontrahenta działa od wersji 2510.0.0. Licencja na własność bez utrzymania wersji zostaje na wersji, którą macie.
Jeśli punkt trzeci wychodzi u Was dłuższy niż jedno zdanie, zaznaczcie moduły, które macie albo planujecie, w konfiguratorze licencji, a w polu uwag opiszcie, kto dziś zatwierdza faktury. W odpowiedzi dostaniecie wycenę i uwagi do zakresu, w tym informację o module, bez którego reszta obiegu nie zadziała.
