Optymalizacja systemu ERP
Gdy system trzeba uporządkować albo przyspieszyć: konfigurację ustawioną pod firmę sprzed kilku lat, zdublowane kartoteki, arkusze, które wyrosły obok, i raport, na który czeka cały dział.
Więcej: Optymalizacja systemu ERPPrzejęcie opieki nad enova365
Kiedy zmiana partnera enova365 ma sens i jak przebiega według procedury Sonety
Zmiana partnera enova365 ma sens wtedy, gdy problem leży w opiece, a nie w systemie. Przejmujemy opiekę nad enova365 wdrożoną przez innego partnera.
Sygnały ostrzegawcze
Po czym poznać, że warto rozważyć zmianę
Żaden z tych sygnałów sam z siebie nie przesądza o zmianie opiekuna. Każdy sprawdzicie u siebie, bez naszego udziału. O każdy warto najpierw zapytać obecnego partnera, zanim zapytacie kogokolwiek innego.
Jeśli któryś z tych opisów pasuje do Waszej firmy, zacznijcie od rozmowy. Czasem wychodzi z niej, że zmiana opiekuna niczego nie rozwiąże. Mówimy to przed umową.
Bezpłatna konsultacja – 30 minut
Porozmawiajmy, zanim zdecydujecie
Opowiedzcie, co dziś nie działa, a powiemy, czy zmiana partnera to dobra droga, czy wystarczy przegląd albo dodatek pisany obok, albo czego potrzeba, żeby to ocenić. Rozmowa ma sens także wtedy, gdy zostajecie u swojego opiekuna. Przydadzą się lista zgłoszeń z ostatniego kwartału, umowa z obecnym partnerem i, jeśli ją znacie, informacja, gdzie stoi instalacja.
„Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i nie kończy się wysłaniem oferty, jeśli o nią nie poprosicie.”
Po zmianie partnera
Dane, licencja i instalacja przy zmianie opiekuna enova365
Że system zostaje, wynika z samej procedury: żaden jej krok nie dotyczy programu, w którym pracujecie. Pytania zaczynają się piętro niżej i są trzy. W jakim modelu macie licencję, gdzie fizycznie stoi instalacja i co mówi Wasza umowa z obecnym partnerem. Od nich zależy, co trzeba ustalić przed wnioskiem. O dodatkach napisanych przez poprzednika rozstrzyga ta umowa, nie procedura, i odpowiadamy na to w pytaniach niżej.
Zostaje
Licencja kupiona na własność
W procedurze zmiany opiekuna nie ma kroku zakupu nowej licencji. Przy zakupie na własność licencja jest Wasza, bezterminowo. Abonamentu procedura nie wymienia, więc ten przypadek trzeba wyjaśnić przed wnioskiem.
Dane, gdy baza stoi u Was
Baza na Waszym serwerze zostaje tam, gdzie jest. Procedura Sonety nie ma kroku przenoszenia danych.
Zmienia się
Opiekun systemu u producenta
Soneta przypisuje partnera wskazanego we wniosku jako obsługującego enova365 w Waszej firmie. O tym, czy zmiana jest możliwa, decyduje ona.
Aktualizacje i wsparcie
Aktualizacjami, wsparciem technicznym i rozbudową systemu zajmuje się autoryzowany partner. Po zmianie robi to nowy partner. Wyjątkiem są aktualizacje w usłudze SaaS, czyli w chmurze producenta. Te co do zasady instaluje sam producent. Zakup aktualizacji ma w procedurze zmiany osobną regułę, opisaną w pytaniach niżej.
Odpowiedzialność
Wdrożenie i opiekę prowadzi partner i to on za nie odpowiada. Po zmianie opiekę prowadzi i odpowiada za nią nowy partner, w zakresie umowy z nim.
Miejsce instalacji, jeśli stoi u partnera
Gdy enova365 działa na serwerze dotychczasowego partnera, a hosting kończy się razem ze współpracą, instalację trzeba przenieść: na Wasz serwer, do chmury producenta albo do innego dostawcy. Model hostingu enova365 można zmienić w dowolnym momencie. Chmura producenta to u Sonety osobny model licencji, więc przy takim przeniesieniu warunki licencji trzeba wyjaśnić przed wnioskiem. To nie jest przejście na inny system. Przenosi się ta sama enova365.
Krok po kroku
Jak wygląda zmiana partnera enova365
Kroki trzeci i czwarty przebiegają po stronie Sonety, pozostałe prowadzimy my.
Odpowiemy na pytaniaRozmowa i wywiad
Rozmawiamy o tym, co dziś nie działa i czego oczekujecie od nowego partnera. Najlepszym materiałem jest lista zgłoszeń z ostatniego kwartału i tego, co z nich zrobiono. Jeśli wyjdzie, że zmiana partnera Waszego problemu nie rozwiąże, powiemy to przed jakąkolwiek umową.
Rozpoznanie, gdy rozmowa nie wystarcza
Czasem do decyzji, Waszej i naszej, potrzeba więcej niż rozmowy. Wtedy ustalamy, co w systemie realnie działa, co zostało po poprzednim dostawcy i czego nikt już nie utrzymuje. Takie rozpoznanie zajmuje więcej czasu i jest płatne. Jego zakres, termin i to, czego do niego potrzebujemy, ustalamy przed rozpoczęciem.
Wniosek do Sonety
Zmianę zgłasza Wasza firma, pismem do Sonety. We wniosku wpisujecie datę, od której zmiana ma obowiązywać, dotychczasowego i nowego opiekuna systemu oraz powody zmiany. Oświadczacie w nim też, że nie zalegacie dotychczasowemu partnerowi z płatnościami za licencje i aktualizacje. Podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania firmy. W załączniku idzie kopia aktualnych dokumentów z KRS albo wpisu do ewidencji gospodarczej, potwierdzona za zgodność z oryginałem. Wniosek wysyła się skanem na adres sprzedaz@enova.pl albo oryginałem pocztą.
Decyzja producenta
Soneta informuje dotychczasowego partnera o wniosku i sprawdza, czy rozliczyliście się z nim za licencje i aktualizacje. Partner może poprosić o najwyżej dwa dni robocze, żeby spróbować przekonać Was do dalszej współpracy. Decyzję podejmuje Opiekun Regionu Soneta. Gdy nie ma przeciwwskazań, nowym opiekunem zostaje partner wskazany we wniosku. Gdy wniosek nikogo nie wskazuje, partnera wybiera Soneta.
Przejęcie opieki
Po przypisaniu przez Sonetę i podpisaniu umowy z nami prowadzimy opiekę w jej zakresie. Obejmuje wsparcie użytkowników, aktualizacje wersji tam, gdzie nie instaluje ich producent, i zmiany w konfiguracji idące za zmianami w firmie i w przepisach. Dostępy administracyjne, które od nas dostajecie, i dokumentacja konfiguracji, którą od tej chwili prowadzimy, są w Waszych rękach. Nie trzymamy Was hasłem ani niewiedzą. Jeśli ktoś u Was ma przejąć część codziennej obsługi, szkolimy administratorów tak, żeby część zgłoszeń zamykali sami.
Lista kontrolna
Co sprawdzić, zanim złożycie wniosek
Zebraliśmy w jednym miejscu to, co opisujemy wyżej i w pytaniach niżej. Każdy punkt sprawdzicie sami. Umowa z obecnym partnerem i lista zgłoszeń z ostatniego kwartału przydadzą się też w pierwszej rozmowie.
Okres wypowiedzenia i kary umowne
Procedura Sonety nie wymienia umowy z obecnym partnerem wśród warunków zmiany. Opłaty do końca okresu wypowiedzenia i ewentualne kary sprawdźcie w tej umowie.
Rozliczone licencje i aktualizacje
We wniosku oświadczacie, że nie zalegacie obecnemu partnerowi z płatnościami za licencje i aktualizacje. Gdy Soneta stwierdzi nieopłacone licencje, wniosek odrzuca.
Model licencji
Przy zakupie na własność licencja jest Wasza. Abonamentu procedura nie wymienia, więc ten przypadek trzeba wyjaśnić przed wnioskiem.
Termin gwarancji Waszej licencji
Który partner ma prawo do zakupu aktualizacji, zależy od tego, kiedy wniosek wpłynie do Sonety względem tego terminu. Ustalcie datę tego terminu.
Miejsce instalacji
Jeśli baza stoi na Waszym serwerze, zostaje na miejscu; jeśli u obecnego partnera, warunki jej przekazania sprawdźcie w umowie z nim. Instalację w chmurze producenta procedura pomija, więc ten przypadek też trzeba wyjaśnić.
Dostępy, dane i dokumentacja
Spiszcie, które dostępy macie u siebie, a które są tylko u obecnego partnera. W umowie sprawdźcie, czy możecie wyeksportować dane w czytelnym formacie i czy dokumentacja konfiguracji zostaje u Was.
Prawa do dodatków
O dodatkach poprzednika rozstrzyga umowa, nie procedura. Sprawdźcie w umowie, jakie prawa do ich kodu Wam daje i czy macie dostęp do kodu źródłowego.
Podpis i dokumenty rejestrowe
Wniosek podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania firmy. Dołączacie kopię aktualnych dokumentów z KRS albo wpisu do ewidencji gospodarczej, potwierdzoną za zgodność z oryginałem.
Data zmiany
Datę wpisujecie we wniosku, a czy zmiana jest wtedy możliwa, rozstrzyga Soneta. Wybierzcie ją z zapasem wobec tego, co wynika z umowy z obecnym partnerem.
Co jest bezpłatne, a za co płacicie
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Bezpłatne jest też wszystko, co da się ustalić w wywiadzie.
Płatne jest rozpoznanie, które wymaga więcej czasu. Kiedy jest potrzebne, mówimy o tym przed jego rozpoczęciem, razem z zakresem. Kwot ani stawek tu nie podajemy. Przejęcie instalacji w dobrej kondycji i takiej po latach bez opieki to dwa różne projekty.
Opiekę po przejęciu rozliczamy pakietem godzin miesięcznych albo zadaniowo. Zakres i koszt dostajecie na piśmie przed umową.
Zakup licencji i aktualizacji to pozycje osobne od naszej pracy. Który partner ma prawo do zakupu aktualizacji, zależy od tego, kiedy wniosek wpłynie do Sonety względem terminu gwarancji. Opisujemy to w pytaniach niżej.
Koszty po stronie obecnego partnera, na przykład opłaty do końca okresu wypowiedzenia albo kary umowne, sprawdźcie w umowie z nim. Opłaty za samą zmianę opiekuna procedura Sonety nie wymienia.
Bez zmiany opiekuna
Czy trzeba zmienić opiekuna, żeby zamówić dodatek?
Zostajecie u swojego opiekuna
Nie każdy partner wdrożeniowy programuje i nie jest to zarzut. Jeśli u Was standard systemu właśnie się skończył, samą tę część możecie zamówić u nas i zostać przy swoim opiekunie. Nie namawiamy do zrywania umowy z obecnym partnerem. Czy Wasza umowa z nim dopuszcza pracę firmy trzeciej w systemie i co to znaczy dla jego wsparcia, sprawdźcie w niej przed zamówieniem.
Co piszemy
Piszemy własny wydruk, pole albo algorytm w systemie i integrację z narzędziem, do którego nie ma gotowego konektora. Pełny zakres opisuje strona usługi. Mowa o kodzie pisanym pod Was, nie o opiece nad systemem ani o dokładaniu modułów z katalogu producenta. Tego nie przejmujemy. Dodatki do enova365 pisze się w C#, wewnątrz systemu, a nie obok niego, dlatego poprawnie napisany dodatek działa po aktualizacji wersji. Piszemy je właśnie tak.
Warunki przed wyceną
Warunki nazywamy przed wyceną, bo nie wszystko zależy od nas. Co da się dopisać, zależy od wersji systemu i od wariantów licencji Waszych modułów, więc sprawdzamy to najpierw. Potrzebujemy też środowiska, na którym da się pracować i sprawdzić zmianę przed produkcją. Skoro opieki nad Waszą instalacją nie prowadzimy my, wgranie zmiany na produkcję i aktualizacje wersji nie są po naszej stronie. Kto je robi i kto sprawdza dodatek po aktualizacji, ustalamy przed startem. Niczego, co wymaga zgody albo pracy Waszego opiekuna, nie obiecujemy za niego. Część integracji stoi na module, który u producenta jest osobną pozycją poza licencją podstawową. To zakup po Waszej stronie, osobny od naszej pracy.
Od czego zaczynamy
Zaczynamy jednak nie od kodu. Najpierw sprawdzamy, czy potrzeby nie pokrywa konfiguracja albo moduł z katalogu producenta, bo każdy dodatek trzeba potem utrzymywać przez kolejne wersje. Jeśli tak wyjdzie, powiemy to wprost, choć oznacza mniejsze zlecenie dla nas. Gdy kod jest potrzebny, repozytorium, dokumentacja techniczna i dostępy są po Waszej stronie od pierwszego dnia. Warsztat analityczny, od którego zaczynają się większe projekty, jest płatny i mówimy o tym wcześniej.
Po przejęciu opieki nad enova365
Potem możemy uporządkować to, co już działa, albo dołożyć kolejne moduły. Obie usługi mają osobne strony. Gdy standard się kończy, piszemy dodatek sami. Jesteśmy partnerem enova365, ale przede wszystkim programujemy.
Rozwój systemu ERP
Gdy firma dorosła do kolejnego modułu albo wyższego wariantu, dokładamy go na danych, które już są w systemie.
Więcej: Rozwój systemu ERPLicencje enova365
Jak działa licencjonowanie: zakup na własność albo abonament, warianty i to, co poza licencją wchodzi w koszt.
Więcej: Licencje enova365
Pytania i odpowiedzi
Pytania o zmianę partnera enova365
Czy możemy zmienić partnera enova365, gdy umowa z obecnym jeszcze trwa?
Procedura Sonety nie wymienia umowy serwisowej z partnerem wśród warunków zmiany. To osobna sprawa: okres wypowiedzenia i ewentualne kary sprawdźcie w tej umowie przed wnioskiem. We wniosku oświadczacie, że nie zalegacie partnerowi z płatnościami za licencje i aktualizacje, więc te rachunki rozliczcie przed jego złożeniem. Wskazujecie w nim też datę, od której zmiana ma obowiązywać. Czy zmiana jest w danej chwili możliwa, rozstrzyga Soneta. Datę warto więc wybrać z zapasem wobec tego, co wynika z umowy.
Czy obecny partner może zablokować zmianę?
Decyzja nie należy do niego, tylko do Sonety. Podejmuje ją Opiekun Regionu po kontakcie z dotychczasowym partnerem i na podstawie informacji od niego. Przeszkoda, którą procedura nazywa wprost, to nieopłacone licencje. Soneta sprawdza, czy rozliczyliście się z partnerem za licencje i aktualizacje, i gdy stwierdzi nieopłacone licencje, wniosek odrzuca. Zaległe faktury za usługi zmiany nie wykluczają, ale nowy partner może zostać o nich poinformowany. O wniosku partner dowiaduje się od Sonety i może poprosić o najwyżej dwa dni robocze na rozmowę z Wami.
Co stanie się z naszymi danymi i konfiguracją przy zmianie partnera?
Procedura zmiany opiekuna nie mówi nic o danych, konfiguracji ani dodatkach. Nie opisuje też sytuacji, w której partner nie współpracuje przy przekazaniu. Odpowiedź dają więc miejsce instalacji i umowa z obecnym partnerem. Baza na Waszym serwerze zostaje na miejscu. Jeśli stoi na serwerze partnera, warunki jej przekazania sprawdźcie w umowie z nim. Przenosi się wtedy ta sama enova365. Instalację w chmurze producenta procedura pomija, więc ten przypadek trzeba wyjaśnić przed wnioskiem. W umowie sprawdźcie też, czy macie dostęp do bazy danych, czy możecie wyeksportować dane w czytelnym formacie i czy dokumentacja konfiguracji zostaje u Was.
Jak odebrać od obecnego partnera dostępy i dokumentację?
Procedura Sonety nie opisuje przekazania, więc to nasza rada, nie jej część. Zanim złożycie wniosek, spiszcie, które dostępy macie u siebie, a które są tylko u obecnego partnera. Chodzi o konto administratora systemu, dostęp do serwera i do bazy danych. O brakujące dostępy i dokumentację konfiguracji poproście partnera na piśmie, z terminem przed datą zmiany. Co ma Wam przekazać, rozstrzyga umowa z nim. Okresu przejściowego procedura też nie opisuje. Jeśli Soneta uzna zmianę za możliwą, obowiązuje ona od daty z wniosku. Do tego dnia opiekunem jest obecny partner, a zakres jego wsparcia wynika z umowy z nim. Jeśli opiekę przejmujemy my, dostępy administracyjne i dokumentacja konfiguracji są w Waszych rękach.
Co z dodatkami, które napisał poprzedni partner?
O dodatkach rozstrzyga umowa z poprzednim partnerem, nie procedura Sonety. Przejęcia dodatku nie obiecujemy. Sprawdźcie w umowie dwie rzeczy: jakie prawa do kodu dodatków Wam daje i czy macie dostęp do kodu źródłowego.
Ile trwa zmiana partnera enova365?
Procedura Sonety nie podaje czasu całej zmiany. Jedyny termin dotyczący samego przebiegu to najwyżej dwa dni robocze, o które może poprosić dotychczasowy partner. Terminy 30 dni i trzech miesięcy z tej procedury dotyczą czego innego: rozstrzygają, który partner ma prawo do zakupu aktualizacji. Ile Soneta rozpatruje wniosek, procedura nie mówi. Poza nią kalendarz wyznaczają okres wypowiedzenia, jeśli przewiduje go Wasza umowa z obecnym partnerem, przeniesienie instalacji, jeśli stoi u niego, i termin przejęcia po naszej stronie, który ustalamy w rozmowie o zakresie. Liczby dni nie podajemy, bo byłaby zgadywaniem.
Czy data złożenia wniosku do Sonety ma znaczenie?
Ma. Od niej zależy, który partner ma prawo do zakupu aktualizacji Waszej licencji, czyli zwykle to, przez kogo kupicie aktualizację. Procedura liczy to od dnia wpływu wniosku do Sonety, nie od daty jego wystawienia. Jeśli wniosek wpłynie w okresie 30 dni przed albo 30 dni po upływie terminu gwarancji, prawo do zakupu aktualizacji ma jeszcze dotychczasowy partner. Okres wydłuża się do trzech miesięcy, gdy przed wnioskiem trafiła do Sonety Wasza referencja, opis wdrożenia albo opinia wystawiona temu partnerowi. Liczy się tylko taka, którą Soneta zweryfikowała. Gdy termin aktualizacji minął o więcej niż 30 dni, prawo do zakupu aktualizacji ma nowy partner. Procedura używa tu dwóch nazw, „termin gwarancji” i „termin aktualizacji”, i żadnej nie objaśnia. Datę tego terminu dla Waszej licencji ustalcie przed wnioskiem. Przy abonamencie procedura tego przypadku nie rozróżnia, więc wyjaśnijcie go przed wnioskiem.
Jak wybrać nowego partnera?
Zadajcie każdemu kandydatowi to samo pytanie: kto imiennie poprowadzi opiekę nad naszą enova365 i ile projektów ma za sobą? Nie ile lat ma firma.
Zacznijmy od rozmowy
Jeden partner od systemu ERP i całego IT w Twojej firmie
Wdrożenie enova365 lub TRIVY, dodatki pisane pod Twój proces i opieka nad infrastrukturą – u jednego, odpowiedzialnego partnera.
