Usługa
Optymalizacja systemu ERP: porządkujemy i przyspieszamy system, który już działa
Porządkujemy i przyspieszamy działający system, zamiast go wymieniać. W enova365 także po innym partnerze.
Zakres usługi
- Przegląd instalacji
- Zanim cokolwiek zmienimy, ustalamy, co w Waszej enova365 albo TRIVIE realnie działa, co zostało po poprzednich wdrożeniach i czego nikt już nie utrzymuje. Z tego wychodzi, ile jest do zrobienia. Czasem niewiele.
- Ustawienia, które przestały pasować
- Uprawnienia, szablony dokumentów, obieg akceptacji i struktura firmy zostały ustawione pod dzień wdrożenia. Od tamtej pory zmienili się ludzie, działy i sposób pracy. Przestawiamy konfigurację tak, żeby odpowiadała temu, co dzieje się dziś. To bywa jedyna potrzebna zmiana.
- Arkusze obok systemu
- Szukamy zestawień i obejść prowadzonych obok systemu. Potem sprawdzamy, czy tej pracy nie przejmie moduł albo obszar systemu, za który już płacicie. Wtedy nic nie trzeba dopisywać ani dokupywać. Gdy potrzeba modułu albo obszaru, którego nie macie, zaczyna się rozwój systemu, a gdy własnego kodu, oprogramowanie na zamówienie. Co da się zmienić w samej licencji, zależy od modelu zakupu: w abonamencie enova365 liczbę stanowisk łatwiej zmniejszyć niż przy zakupie na własność.
- Jedno źródło prawdy dla danych
- Po reorganizacji kartoteki potrafią się rozjechać. Nowy dział zakłada kontrahenta drugi raz, towar dostaje drugi indeks, dokument trafia do systemu dwukrotnie. Ustalamy, który system jest źródłem prawdy dla danego zbioru danych i czyj zapis wygrywa przy rozbieżności. Bez tego każda integracja przenosi bałagan dalej, i to szybciej.
- Połączenia po poprzednich wdrożeniach
- Po kilku wdrożeniach zostają połączenia, o których mało kto pamięta, i narzędzia, z których dawno się nie korzysta. Ustalamy, co jeszcze naprawdę wymienia dane, a co tylko przeszkadza. To drugie wyłączamy.
- Strojenie wydajności
- Gdy system działa wolno, najpierw ustalamy, gdzie traci czas, a dopiero potem cokolwiek przestawiamy. Nowy serwer jest jedną z możliwych odpowiedzi. Nie pierwszą. Po każdej zmianie sprawdzamy efekt na tej samej operacji, która hamowała. Strojenie ma początek i koniec, a stały nadzór nad serwerem, siecią i kopiami zapasowymi to już outsourcing IT.
Jak wygląda współpraca
- 1
Rozmowa o tym, co przeszkadza
Zaczynamy od rzeczy, które słychać w firmie: dokument wpisywany dwa razy, akceptacja krążąca mailem, zestawienie, które każdy liczy inaczej, raport, przy którym staje praca. Z tej listy wychodzi, gdzie patrzeć najpierw. Gdy problem leży obok systemu, rozmowa schodzi na integracje albo opiekę nad infrastrukturą.
- 2
Przegląd instalacji
Przeglądamy konfigurację, kartoteki, moduły albo obszary w użyciu i połączenia z innymi narzędziami. Przy wolnej pracy sprawdzamy też, gdzie i kiedy system traci czas. Dopiero wtedy rozmawiamy o zakresie.
- 3
Lista zmian i decyzja
Dostajecie listę zmian z kolejnością i wyceną, zanim cokolwiek ruszymy. O tym, co wchodzi, decydujecie Wy.
- 4
Wprowadzenie zmian
Zmiany idą w kolejności z listy. Dokumentacja konfiguracji jest po Waszej stronie od pierwszego dnia, a przy enova365 także dostępy administracyjne.
Wydajność systemu
Gdzie system zwalnia i co sprawdzamy
Za wolnym systemem stoi czasem baza, czasem serwer, czasem łącze, a czasem raport puszczony o złej porze. Sprawdzamy więc cztery miejsca. Gdy system pracuje w chmurze producenta, jak enova365 w usłudze SaaS, serwer i bazę utrzymuje producent. On rozstrzyga sprawy infrastruktury i jego terminów nie obiecujemy, a nam zostają konfiguracja, dane, ciężkie operacje i łącze po Waszej stronie. Stała opieka nad serwerem i siecią to już outsourcing IT.
Baza danych
Baza rośnie z każdym miesiącem pracy. Bez konserwacji razem z nią zwalniają wyszukiwanie i zestawienia. Mowa o enova365 na Microsoft SQL Server, na Waszym serwerze albo w chmurze wynajętej.
Sprawdzamy
- Indeksy
- Plany konserwacji
- Rozmiar i przyrost bazy
- Kopie w godzinach pracy
Serwer i zasoby
Serwer dobierano pod firmę z dnia wdrożenia. Od tamtej pory przybyło użytkowników i dokumentów, a na tej samej maszynie potrafią działać inne programy.
Sprawdzamy
- Procesor i pamięć
- Dyski
- Maszyny wirtualne
- Inne programy na serwerze
Sieć i praca zdalna
W biurze system odpowiada od razu, a w oddziale albo z domu czeka się na każde okno. Wtedy pierwszy trop prowadzi do połączenia. Liczy się też to, jak kto pracuje: w oknie, w przeglądarce albo na telefonie.
Sprawdzamy
- Łącze do serwera
- VPN i oddziały
- Praca z domu
- Okno, przeglądarka, telefon
Ciężkie operacje i blokady
Część operacji zwalnia cały zespół, bo biegnie w godzinach pracy: duży raport w środku dnia, import zamówień w trakcie zamknięcia miesiąca. Inne blokują się nawzajem, gdy kilka osób pracuje na tych samych dokumentach. Tu poprawia się harmonogram i ustawienia. Nie sprzęt. Dlatego ten obszar sprawdzamy w każdej instalacji, także w chmurze producenta.
Sprawdzamy
- Zamknięcie miesiąca
- Duże raporty
- Importy i integracje
- Zadania nocne
- Praca wielu osób naraz
Bezpłatna konsultacja – 30 minut
Porozmawiajmy o Twoim IT
Opowiedz, co dziś spowalnia pracę w firmie: system ERP, sprzęt i sieć albo procesy, które wciąż idą przez arkusze. W pół godziny ustalimy, gdzie leży przyczyna i od czego zacząć – bez prezentacji sprzedażowej i bez zobowiązań.
„Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i nie kończy się wysłaniem oferty, jeśli o nią nie poprosisz.”
Pytania i odpowiedzi
Najczęstsze pytania
Czy nie prościej od razu wymienić system?
Zwykle nie. Jeśli system robi swoje, a boli coś obok niego, na przykład obieg informacji, brak integracji albo sprzęt, nowa licencja tego nie naprawi. Wymiana bez uporządkowania procesu przenosi stary bałagan do nowego systemu, tylko drożej. Gdy system naprawdę nie pasuje do firmy, mówimy to przed podpisaniem umowy na zmiany. Wtedy właściwym krokiem jest audyt przedwdrożeniowy.
System działa wolno. Od czego zaczynacie?
Od pytań, zanim ktokolwiek zajrzy do serwera: co dokładnie zwalnia, kiedy i u kogo. Wolno u wszystkich przez cały dzień to inny trop niż wolno tylko w oddziale albo tylko przy zamknięciu miesiąca. Dopiero z odpowiedziami zaglądamy do instalacji. Zaczynamy od miejsca, na które wskazują.
Pracujemy na innym systemie niż enova365 czy TRIVA. To usługa dla nas?
Porządki i strojenie opisane na tej stronie prowadzimy w enova365 i w TRIVIE. Przy innym systemie zaczynamy od pytania, gdzie leży problem. Jeśli obok systemu, w obiegu informacji, integracjach albo sprzęcie, pomagamy integracjami albo opieką nad infrastrukturą, a system zostaje. Jeśli w nim samym, rozmowa dotyczy już wyboru systemu i zaczyna się od audytu przedwdrożeniowego.
Czym przegląd instalacji różni się od audytu przedwdrożeniowego?
Audyt przedwdrożeniowy robimy przed decyzją o systemie i kończy się dokumentem z zakresem, harmonogramem i budżetem wdrożenia. Przegląd instalacji zaczyna się tam, gdzie system już pracuje. Pytanie nie brzmi, który system wybrać, tylko co przeszkadza w tym, który macie. Punktem wyjścia jest stan Waszej instalacji.
Osoba, która ustawiała system, odeszła. Da się to jeszcze uporządkować?
Zwykle tak, a ile to pracy, pokazuje przegląd instalacji. Odtwarzamy w nim to, czego nikt nie spisał: jak system jest ustawiony, które moduły albo obszary są w użyciu i co wymienia dane z innymi narzędziami. Jeśli ktoś u Was ma przejąć codzienną obsługę, po szkoleniu dla administratorów część zgłoszeń zamyka u siebie, bez czekania na nas.
Jak nie wrócić do punktu wyjścia po porządkach?
Konfiguracja rozjeżdża się z firmą wtedy, gdy przestaje iść za jej zmianami. Po porządkach możemy zostać przy systemie na zasadach opieki powdrożeniowej: zmiany w konfiguracji i zgłoszenia, a przy instalacji na Waszym serwerze albo w chmurze wynajętej także aktualizacje wersji. Możecie też prowadzić to sami, bo dokumentacja konfiguracji jest po Waszej stronie.
Usługi, które świadczymy na stałe
Większość firm obsługuje IT przez kilku niezależnych dostawców i traci czas na koordynowanie ich między sobą. My łączymy te obszary. Ty masz jeden numer telefonu i jedną osobę odpowiedzialną.
- Outsourcing IT
- Audyt przedwdrożeniowy
- Wdrożenia i integracje
- Optymalizacja ERP
- Rozwój ERP
- Software house
- Szkolenia i doradztwo
