Usługi, które świadczymy na stałe: jeden numer telefonu i jedna osoba odpowiedzialna

Outsourcing IT i opieka informatyczna

Przejmujemy odpowiedzialność za infrastrukturę, użytkowników i bezpieczeństwo. Gwarantowane czasy reakcji zamiast doraźnych wezwań.

Co dokładnie robimy

Helpdesk dla użytkowników

Jeden numer i jeden adres do zgłoszeń. Każde zgłoszenie trafia do systemu ticketowego, dostaje priorytet i termin. Raz w miesiącu dostajesz raport: ile zgłoszeń, jakie kategorie, co się powtarza i co proponujemy z tym zrobić.

Administracja infrastrukturą

Serwery fizyczne i wirtualne, Windows Server, Linux, sieć, VPN, firewalle, Microsoft 365 i Entra ID. Aktualizacje, monitoring, dokumentacja środowiska i kontrola kosztów licencji.

Kopie zapasowe i ciągłość działania

Projektujemy politykę backupu (co, jak często, gdzie, na jak długo), wdrażamy ją i, co ważniejsze, cyklicznie testujemy odtwarzanie. Backup, którego nikt nie odtworzył, nie jest backupem.

Bezpieczeństwo

Ochrona stacji roboczych i serwerów, MFA, segmentacja sieci, polityki haseł, szkolenia dla pracowników z rozpoznawania phishingu. Okresowe przeglądy i lista rekomendacji z priorytetami.

Audyt przedwdrożeniowy ERP – analiza przed decyzją

Zanim padnie słowo „licencja”, sprawdzamy, jak naprawdę działa Twoja firma: obieg dokumentów, magazyn, rozliczenia i kadry. Wychodzi z tego dokument z zakresem, harmonogramem i budżetem, także wtedy, gdy wnioskiem jest „nie wdrażajcie teraz”.

Co dokładnie robimy

Wywiady z użytkownikami

Rozmawiamy z ludźmi, którzy siadają do systemu codziennie: księgowością, magazynem, handlowcami, kadrami. Zarząd wie, jak procesy mają wyglądać; oni wiedzą, jak wyglądają naprawdę. To ta druga wersja rozstrzyga o zakresie wdrożenia.

Mapowanie procesów

Spisujemy obieg dokumentów i danych takim, jaki jest dzisiaj, razem z obejściami w arkuszach i papierem krążącym po biurkach. Bez tej mapy wdrożenie odtwarza w nowym systemie stary bałagan, tylko drożej.

Przegląd tego, co już działa

Sprawdzamy obecne programy, bazy i integracje: co zostaje, co da się podłączyć, a co trzeba zastąpić. Częstym wnioskiem jest, że część narzędzi wystarczy spiąć, zamiast wymieniać. Mówimy to, nawet gdy oznacza mniejsze wdrożenie.

Wymagania i rekomendacja zakresu

Z rozmów powstaje lista wymagań podzielona na te, bez których system nie ruszy, i te, które mogą poczekać. Dopiero na niej opieramy rekomendację systemu i zakresu licencji, nie odwrotnie. Przy enova365 to moduły i ich warianty, przy TRIVIE obszary.

Ryzyka i to, czego standard nie obsłuży

Wskazujemy miejsca, w których Wasz proces odbiega od tego, co system robi „z pudełka”, i szacujemy, co to znaczy: konfiguracja, dodatek czy zmiana procesu. To jest ta część, której brak najczęściej wywraca budżet w połowie projektu.

Dokument wdrożeniowy

Dokument jest Wasz. Możecie z nim pójść do dowolnego wykonawcy, także innego niż my. Bez tego audyt byłby ofertą handlową w przebraniu.

Wdrożenie systemu ERP – analiza, migracja i integracje

Prowadzimy wdrożenie od analizy procesów po start produkcyjny i spinamy system z tym, co już u Ciebie działa: sklepem, kurierem, bankiem i magazynem. Bez etapu, w którym firma pracuje na dwóch systemach naraz i przepisuje dane ręcznie.

Co dokładnie robimy

Analiza przedwdrożeniowa

Zanim padnie słowo „licencja”, sprawdzamy, jak działa firma: obieg dokumentów, magazyn, rozliczenia, kadry. Efektem jest dokument z zakresem, harmonogramem i budżetem, a nie oferta na moduły dobrane ze słyszenia. Analiza jest płatna, a jej koszt można zaliczyć na poczet wdrożenia.

Konfiguracja pod proces

Struktura firmy, uprawnienia, szablony dokumentów, obieg akceptacji. Konfigurujemy tyle, ile faktycznie wchodzi do pracy. Resztę można dołożyć później, bez drugiego wdrożenia.

Migracja danych

Kontrahenci, towary, stany magazynowe, bilans otwarcia, kartoteki pracowników. Migrację wykonujemy najpierw próbnie i uzgadniamy wyniki, zanim ruszy produkcja. Na analizie ustalamy zakres: czasem taniej wychodzi przeniesienie samych sald niż całej historii dokumentów. Mówimy o tym wprost.

Integracje z otoczeniem

Sklep internetowy, firmy kurierskie, wyciągi bankowe, EDI dla sieci handlowych. Zaczynamy od gotowych konektorów z katalogu producenta, bo są tańsze w utrzymaniu; własny kod piszemy tam, gdzie konektora nie ma. Wtedy wchodzi nasza druga kompetencja, software house.

Szkolenia i testy odbiorcze

Szkolimy w podziale na role, nie „cały system dla wszystkich”. Kluczowi użytkownicy pracują na środowisku testowym z Waszymi danymi i zgłaszają uwagi przed startem. To jest moment, w którym poprawki są jeszcze tanie.

Start produkcyjny i asysta

Migracja finalna, przełączenie w terminie, który wybieracie sami, i asysta w pierwszych dniach pracy, na miejscu albo zdalnie. Potem opieka powdrożeniowa: aktualizacje wersji i zmiany w konfiguracji wraz ze zmianami w firmie i przepisach.

Optymalizacja systemu ERP, który już działa

Działający system rzadko trzeba wymieniać. Częściej trzeba go uporządkować albo przyspieszyć: konfigurację ustawioną pod firmę sprzed kilku lat, kontrahentów wpisanych dwa razy, arkusze, które wyrosły obok, i raport, na który czeka cały dział. Porządkujemy instalacje enova365 i TRIVY, szukamy przyczyn wolnej pracy i zmieniamy tylko to, co realnie przeszkadza. W enova365 bierzemy także instalacje wdrożone przez innego partnera.

Co dokładnie robimy

Przegląd instalacji

Zanim cokolwiek zmienimy, ustalamy, co w Waszej enova365 albo TRIVIE realnie działa, co zostało po poprzednich wdrożeniach i czego nikt już nie utrzymuje. Z tego wychodzi, ile jest do zrobienia. Czasem niewiele.

Ustawienia, które przestały pasować

Uprawnienia, szablony dokumentów, obieg akceptacji i struktura firmy zostały ustawione pod dzień wdrożenia. Od tamtej pory zmienili się ludzie, działy i sposób pracy. Przestawiamy konfigurację tak, żeby odpowiadała temu, co dzieje się dziś. To bywa jedyna potrzebna zmiana.

Arkusze obok systemu

Szukamy zestawień i obejść prowadzonych obok systemu. Potem sprawdzamy, czy tej pracy nie przejmie moduł albo obszar systemu, za który już płacicie. Wtedy nic nie trzeba dopisywać ani dokupywać. Gdy potrzeba modułu albo obszaru, którego nie macie, zaczyna się rozwój systemu, a gdy własnego kodu, oprogramowanie na zamówienie. Co da się zmienić w samej licencji, zależy od modelu zakupu: w abonamencie enova365 liczbę stanowisk łatwiej zmniejszyć niż przy zakupie na własność.

Jedno źródło prawdy dla danych

Po reorganizacji kartoteki potrafią się rozjechać. Nowy dział zakłada kontrahenta drugi raz, towar dostaje drugi indeks, dokument trafia do systemu dwukrotnie. Ustalamy, który system jest źródłem prawdy dla danego zbioru danych i czyj zapis wygrywa przy rozbieżności. Bez tego każda integracja przenosi bałagan dalej, i to szybciej.

Połączenia po poprzednich wdrożeniach

Po kilku wdrożeniach zostają połączenia, o których mało kto pamięta, i narzędzia, z których dawno się nie korzysta. Ustalamy, co jeszcze naprawdę wymienia dane, a co tylko przeszkadza. To drugie wyłączamy.

Strojenie wydajności

Gdy system działa wolno, najpierw ustalamy, gdzie traci czas, a dopiero potem cokolwiek przestawiamy. Nowy serwer jest jedną z możliwych odpowiedzi. Nie pierwszą. Po każdej zmianie sprawdzamy efekt na tej samej operacji, która hamowała. Strojenie ma początek i koniec, a stały nadzór nad serwerem, siecią i kopiami zapasowymi to już outsourcing IT.

Rozwój systemu ERP po wdrożeniu: moduły i obszary

Wdrożenie opisuje firmę z dnia startu. Potem przychodzi nowy magazyn, serwis w terenie albo obieg dokumentów, który ma wyjść z maili. System ma za tym nadążać. Rozwijamy Waszą instalację enova365 albo TRIVY: dokładamy moduły albo kolejne obszary, gdy firma do nich dorasta, i uruchamiamy je na danych, które już są w systemie.

Co dokładnie robimy

Moduły enova365 dokładane etapami

Moduł, który nie wszedł na starcie, dokłada się wtedy, gdy przychodzi jego pora: przy nowym magazynie, rozliczaniu serwisu albo akceptacjach, które mają wyjść z maili. Licencja rośnie o ten moduł. Ustawiamy go na kartotekach i dokumentach, które już macie, więc nie zaczynamy od nowa.

Kolejne obszary TRIVY

Przy TRIVIE nie dobiera się modułów z katalogu ani wariantów. System składa się z sześciu obszarów: finanse i księgowość, sprzedaż i zakupy, kadry i płace, majątek trwały, zarządzanie projektami oraz relacje z klientami. Rozbudowa oznacza kolejny obszar, na przykład kadry i płace dołożone do finansów.

Wariant, który przestał wystarczać

W enova365 wariant dobiera się dla każdego modułu osobno. Gdy jeden dział przerasta swój wariant, podnosicie tylko ten moduł. Reszta zostaje, jak była. Dopłacacie różnicę w licencji i pracujecie dalej na tych samych danych.

Raporty bez składania w arkuszu

Zestawienie, które ktoś co miesiąc skleja ręcznie z kilku eksportów, w enova365 może liczyć moduł Business Intelligence. Wskaźniki i dashboardy powstają wtedy wprost na danych z systemu.

Gdy standard nie wystarcza

Standard producenta nie ma wszystkiego. W enova365, gdy potrzeby nie pokrywa ani konfiguracja, ani gotowy moduł, własny wydruk, pole albo algorytm pisze nasza druga kompetencja, software house. Przy TRIVIE to, co da się dopisać poza standardem, ustalamy przy analizie. Rozwój systemu kończy się tam, gdzie zaczyna się kod pisany dla Was.

Oprogramowanie na zamówienie i integracje

Nasza specjalizacja to oprogramowanie dla systemów ERP: moduły dodatkowe, aplikacje webowe dla firm i integracje ERP z drugim systemem, na przykład z SAP-em, oraz z Allegro, Amazonem czy eBayem.

Co dokładnie robimy

Moduły dodatkowe do ERP

Własne wydruki, pola, algorytmy i całe procesy, których standard systemu nie obsługuje. Moduł pracuje na danych systemu, więc nikt nie przepisuje ich do osobnego programu ani arkusza.

Integracje z innym systemem ERP

Gdy obok Waszego systemu pracuje drugi, na przykład SAP w centrali grupy, łączymy oba, zamiast wymieniać którykolwiek z nich. Nasz zespół spinał już enova365 z SAP-em. Dane przechodzą między systemami z obsługą błędów i alertami, a nie eksportem do pliku raz dziennie.

Serwisy sprzedażowe i dostawcy zewnętrzni

Zamówienia z Allegro, Amazona czy eBaya wpadają do ERP same, a stany, ceny i numery przesyłek wracają tam, gdzie widzi je kupujący. Tak samo łączymy ERP ze sklepem internetowym, kurierami i bramkami płatności. Gdy gotowy konektor nie wystarcza, piszemy własny przez API.

Aplikacje webowe dla biznesu

Narzędzia pracujące na danych z ERP, dla zespołów w firmie: panele obsługi zamówień, kalkulacje i konfiguratory dla handlowców, aplikacje dla magazynu i produkcji. Projektujemy pod realny proces, nie pod listę życzeń.

Utrzymanie i rozwój

Po wdrożeniu zostajemy: monitoring, poprawki, kolejne funkcje w ustalonym rytmie. Repozytorium, dokumentacja techniczna i dostępy są po Waszej stronie od pierwszego dnia, więc projekt da się przejąć, także przez kogoś innego.

Szkolenia z systemu ERP i doradztwo

Szkolimy w podziale na role, nie „cały system dla wszystkich”. Księgowa nie musi znać modułu produkcji, a magazynier – deklaracji ZUS; każdy dostaje to, czego faktycznie używa, na Waszych danych.

Co dokładnie robimy

Program układany pod dział

Zaczynamy od rozmowy z kierownikiem: kto ma być szkolony, z czego korzysta na co dzień i co dziś sprawia najwięcej kłopotu. Agenda powstaje z tych odpowiedzi, a nie z listy tematów producenta. Połowa standardowego szkolenia zwykle dotyczy funkcji, których dany dział nie dotyka.

Ćwiczenia na Waszych danych

Szkolimy na środowisku testowym z Waszymi dokumentami i kartotekami, nie na demo producenta. Uczestnik ćwiczy na tym, co rozpozna następnego dnia w pracy, i nie musi tłumaczyć sobie przykładu na własną sytuację.

Grupy do ośmiu osób

U Was albo zdalnie. Ośmioro to granica, przy której każdy zdąży zadać pytanie i pokazać swój przypadek. Przy większej sali szkolenie zamienia się w prezentację, a pytania wracają do nas tydzień później jako zgłoszenia.

Konsultacje po szkoleniu

Pytania pojawiają się dopiero wtedy, gdy ktoś usiądzie do prawdziwej pracy. Zostajemy dostępni na doprecyzowania. To część usługi, nie osobne zlecenie.

Doradztwo przed decyzją

Sprawdzamy, które procesy w ogóle nadają się do zmiany i co ta zmiana realnie da, bez zobowiązania do wdrożenia u nas. Czasem wnioskiem jest, że system wystarczy skonfigurować inaczej, i wtedy tak mówimy.