Usługa
Audyt przedwdrożeniowy ERP: najpierw poznajemy Twoją firmę, potem wybór systemu
Sprawdzamy, jak naprawdę działa Twoja firma, zanim padnie słowo „licencja”.
Zakres usługi
- Wywiady z użytkownikami
- Rozmawiamy z ludźmi, którzy siadają do systemu codziennie: księgowością, magazynem, handlowcami, kadrami. Zarząd wie, jak procesy mają wyglądać; oni wiedzą, jak wyglądają naprawdę. To ta druga wersja rozstrzyga o zakresie wdrożenia.
- Mapowanie procesów
- Spisujemy obieg dokumentów i danych takim, jaki jest dzisiaj, razem z obejściami w arkuszach i papierem krążącym po biurkach. Bez tej mapy wdrożenie odtwarza w nowym systemie stary bałagan, tylko drożej.
- Przegląd tego, co już działa
- Sprawdzamy obecne programy, bazy i integracje: co zostaje, co da się podłączyć, a co trzeba zastąpić. Częstym wnioskiem jest, że część narzędzi wystarczy spiąć, zamiast wymieniać. Mówimy to, nawet gdy oznacza mniejsze wdrożenie.
- Wymagania i rekomendacja zakresu
- Z rozmów powstaje lista wymagań podzielona na te, bez których system nie ruszy, i te, które mogą poczekać. Dopiero na niej opieramy rekomendację systemu i zakresu licencji, nie odwrotnie. Przy enova365 to moduły i ich warianty, przy TRIVIE obszary.
- Ryzyka i to, czego standard nie obsłuży
- Wskazujemy miejsca, w których Wasz proces odbiega od tego, co system robi „z pudełka”, i szacujemy, co to znaczy: konfiguracja, dodatek czy zmiana procesu. To jest ta część, której brak najczęściej wywraca budżet w połowie projektu.
- Dokument wdrożeniowy
- Dokument jest Wasz. Możecie z nim pójść do dowolnego wykonawcy, także innego niż my. Bez tego audyt byłby ofertą handlową w przebraniu.
Jak wygląda współpraca
- 1
Rozmowa wstępna
Ustalamy, czego audyt ma dotyczyć i ile obszarów obejmuje. Jeśli na tym etapie widać, że wystarczy integracja tego, co macie, mówimy to od razu. Audyt nie jest wtedy potrzebny.
- 2
Wywiady i obserwacja
Spotkania z użytkownikami w każdym obszarze, na miejscu albo zdalnie. Prosimy o przykładowe dokumenty i pokazanie, jak wygląda typowy dzień. To daje więcej niż lista życzeń.
- 3
Analiza i uzgodnienia
Porządkujemy ustalenia i wracamy z pytaniami tam, gdzie wersje się rozjeżdżają. Rozbieżność między działami jest normalna i lepiej rozstrzygnąć ją teraz niż przy odbiorze.
- 4
Przekazanie dokumentu
Omawiamy dokument na spotkaniu, punkt po punkcie, i zostawiamy Wam czas na pytania. Rekomendacja może brzmieć „wdrażajcie w tym zakresie”, ale też „poczekajcie i najpierw uporządkujcie proces”.
Na piśmie
Co zostaje u Was po audycie
Jeden dokument w sześciu częściach; każda następna opiera się na poprzedniej. Zostaje Wasz także wtedy, gdy wdrożenie zrobi ktoś inny albo gdy wnioskiem jest „nie teraz”.
Mapa procesów
Jak dziś naprawdę płyną dokumenty i dane między działami, łącznie z tym, co żyje w arkuszach i na papierze.
Lista wymagań
Co system musi robić od pierwszego dnia, a co może poczekać. Uzgodniona z działami, zanim padnie nazwa modułu.
Rekomendacja zakresu
System i zakres licencji dobrane do wymagań: moduły i warianty przy enova365, obszary przy TRIVIE. Obok tego lista narzędzi, które zostają albo które wystarczy spiąć.
Ryzyka i luki standardu
Gdzie Wasz proces odbiega od tego, co system robi „z pudełka”, i co z tym zrobić: skonfigurować, dopisać dodatek czy zmienić sposób pracy.
Plan migracji danych
Co przenosimy, skąd i w jakiej kolejności, oraz gdzie wystarczą same salda zamiast całej historii dokumentów.
Harmonogram i budżet
Etapy wdrożenia z terminami i koszt podany osobno dla licencji, wdrożenia i opieki.
Bezpłatna konsultacja – 30 minut
Porozmawiajmy o Twoim IT
Opowiedz, co dziś spowalnia pracę w firmie: system ERP, sprzęt i sieć albo procesy, które wciąż idą przez arkusze. W pół godziny ustalimy, gdzie leży przyczyna i od czego zacząć – bez prezentacji sprzedażowej i bez zobowiązań.
„Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i nie kończy się wysłaniem oferty, jeśli o nią nie poprosisz.”
Pytania i odpowiedzi
Najczęstsze pytania
Czy audyt przedwdrożeniowy jest płatny?
Pełny audyt tak. Wycenę ustalamy po rozmowie wstępnej i zależy ona od liczby obszarów oraz osób, z którymi trzeba porozmawiać. Koszt można zaliczyć na poczet wdrożenia, jeśli powierzycie je nam. Bezpłatna jest sama rozmowa wstępna, na której ustalamy zakres.
Po co płacić za audyt, skoro dostawcy robią analizę za darmo?
Bo darmowa analiza jest częścią sprzedaży i kończy się rekomendacją zakupu. Nasza może skończyć się wnioskiem „nie wdrażajcie teraz” albo „wystarczy moduł do systemu, który macie” i wtedy też ją Wam oddajemy. Dokument zostaje Wasz niezależnie od tego, kto wykona wdrożenie i czy w ogóle do niego dojdzie.
Co dokładnie dostajemy na koniec?
Dokument z mapą procesów, listą wymagań, zakresem, harmonogramem i budżetem. Budżet jest rozbity na licencję, wdrożenie i opiekę, bo to trzy różne pozycje i mylenie ich jest najczęstszą przyczyną rozczarowania przy pierwszej fakturze.
Z kim rozmawiacie w naszej firmie?
Z osobami, które faktycznie wykonują proces, a nie wyłącznie z zarządem. Magazynier wie o obiegu dokumentu rzeczy, których nie wie dyrektor finansowy, i odwrotnie. Liczbę rozmów ustalamy przed startem, bo od niej zależy wycena i czas.
Czy audyt do czegoś nas zobowiązuje?
Nie. Nie ma w nim zobowiązania do zakupu licencji ani do powierzenia nam wdrożenia. Możecie wziąć dokument i zrobić przetarg wśród innych wykonawców. Po to ma zawierać zakres i wymagania opisane niezależnie od nazwy systemu.
Czym to się różni od demonstracji systemu u dostawcy?
Demonstracja pokazuje, co system potrafi. Audyt ustala, czego potrzebujecie, i dopiero potem sprawdza, czym to pokryć. Kolejność ma znaczenie: po demonstracji łatwo kupić moduły, które robią wrażenie, i nie kupić tego, na czym stoi codzienna praca.
Usługi, które świadczymy na stałe
Większość firm obsługuje IT przez kilku niezależnych dostawców i traci czas na koordynowanie ich między sobą. My łączymy te obszary. Ty masz jeden numer telefonu i jedną osobę odpowiedzialną.
- Outsourcing IT
- Audyt przedwdrożeniowy
- Wdrożenia i integracje
- Optymalizacja ERP
- Rozwój ERP
- Software house
- Szkolenia i doradztwo
