Eksport Z-12 w enova365: co przygotuje system, co sprawdzić w kadrach

W enova365 pojawiła się funkcja, której wcześniej w systemie nie było: przygotowanie danych do sprawozdania GUS Z-12 i wyeksportowanie ich w formacie, który przyjmuje aplikacja urzędu. Funkcja jest dostępna od niedawna, więc numer wydania, od którego działa, trzeba sprawdzić we własnej instalacji. Dotyczy to firm, które zostały wylosowane do badania struktury wynagrodzeń. Obowiązek wraca co dwa lata, a razem z nim pytanie, które kadrowi zadają sobie za każdym razem: skąd wziąć dane.

Kogo obowiązek dotyczy

Z-12 to sprawozdanie o strukturze wynagrodzeń według zawodów, przekazywane do Głównego Urzędu Statystycznego. Składają je organizacje zatrudniające co najmniej 10 osób, wylosowane przez GUS – nie wszyscy pracodawcy. Obowiązek wynika z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o statystyce publicznej, a zakres badania wyznacza coroczny Program Badań Statystycznych Statystyki Publicznej.

Trzy rzeczy rozstrzygają, czy obowiązek w ogóle Was dotyczy:

• Sprawozdanie składa się co dwa lata i zawsze za rok kalendarzowy. Termin za 2024 rok minął 31 marca 2025, a kolejny formularz przypada na 2027. Wiążące wzory i terminy publikuje co roku GUS, więc traktujcie te daty jako punkt odniesienia, nie jako kalendarz.
• Organizacje wielooddziałowe sprawdzają zakres jednostki objętej badaniem. Zasady zależą od struktury organizacyjnej i wytycznych GUS dla konkretnego podmiotu.
• Edukacja, opieka zdrowotna i pomoc społeczna zawsze składają jedno sprawozdanie zbiorcze dla całego zespołu, a pozostałe jednostki – sprawozdanie zerowe. To reguła bezwarunkowa, nie wariant dla wielooddziałowych.

Niedopełnienie obowiązku przez wylosowany podmiot jest zagrożone odpowiedzialnością karną z przepisów o statystyce publicznej.

Co trzeba wykazać i za jaki okres

Do formularza trafiają między innymi takie dane (wszystkie dotyczą osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy):

• wynagrodzenia,
• wykonywany zawód,
• poziom wykształcenia,
• staż pracy,
• wymiar czasu pracy i faktycznie przepracowane godziny.

To lista otwarta, więc wiążący zakres i tak trzeba wziąć z formularza na dany rok. Ważniejsze jest co innego, bo przesądza, kiedy dane muszą już być w systemie opisane: bierze się je według stanu za październik roku badanego, a nie z dnia, w którym siada się do sprawozdania.

To odwraca zwykłą kolejność myślenia o obowiązku sprawozdawczym. Termin złożenia wypada wiosną roku następnego, ale moment, w którym trzeba mieć uporządkowane kartoteki, minął poprzedniej jesieni. Pole „wykonywany zawód” przy pracowniku, którego nikt nigdy nie opisał zawodem, nie da się uzupełnić wstecz w sposób, który cokolwiek znaczy.

Jak to trafia do urzędu

1. 1 · w systemieDane kadrowo-płacowewynagrodzenia, zawód, wykształcenie, staż i czas pracy za październik
2. 2 · po stronie operatoraParametry i składnikiparametry sprawozdania i zdefiniowane rodzaje składników Z-12
3. 3 · w systemiePlik CSVelementy wynagrodzenia przypisane do kolumn, plik zgodny ze specyfikacją GUS
4. 4 · w urzędzieAplikacja offline GUSimport pliku i wysyłka sprawozdania

Poza tą drogą: portal sprawozdawczy online przyjmuje tylko sprawozdania zerowe – plik z systemu nie jest do nich potrzebny.

Schemat drogi danych do sprawozdania Z-12 w enova365. Przy kroku pierwszym: dane bierze się według stanu za październik roku badanego, a nie z dnia sporządzania sprawozdania.

Drogi złożenia są dwie i nie są równorzędne. Aplikacja offline pobierana ze strony GUS jest tą właściwą dla jednostek przekazujących dane. To ona przyjmuje import pliku CSV. Portal sprawozdawczy online obsługuje wyłącznie sprawozdania zerowe: jednostki w likwidacji, bez pracowników albo takie, których dane ujęto w sprawozdaniu zbiorczym.

Znaczy to, że eksport z systemu kadrowego ma sens tylko na pierwszej z tych dróg. Jeśli Wasza jednostka składa sprawozdanie zerowe, żadna funkcja w programie nie jest do tego potrzebna.

Co dokładnie robi system

Zastrzeżenie na początek: tego eksportu nie sprawdzaliśmy jeszcze na instalacji klienta. enova365 generuje plik CSV zgodny ze specyfikacją GUS prosto z listy pracowników, a operator ustawia parametry sprawozdania i definiuje rodzaje składników Z-12. Na tej podstawie system przypisuje elementy wynagrodzenia do właściwych kolumn. Plik importuje się potem do aplikacji offline udostępnianej przez urząd. Portal sprawozdawczy jest zarezerwowany dla sprawozdań zerowych.

Sens tej zmiany widać dopiero, gdy zna się poprzedni stan. Dotąd wracał ten sam podział: część danych dało się wyciągnąć z programu, a resztę zestawiało się ręcznie. Badanie schodzi do poziomu wykształcenia, wymiaru czasu pracy i faktycznie przepracowanych godzin, dlatego Z-12 należy do bardziej czasochłonnych obowiązków sprawozdawczych w kadrach. Ile godzin zajmowała ta ręczna część, nie podajemy – nie mamy takiego pomiaru.

Co sprawdzić u siebie, zanim przyjdzie zawiadomienie

Cztery rzeczy, które da się sprawdzić w dowolnym momencie, niezależnie od tego, czy losowanie Was obejmie:

1. Czy pracownicy mają opisany zawód. To pole wchodzi do sprawozdania, a w kartotece bywa puste, bo do niczego innego nie jest potrzebne.
2. Czy składniki wynagrodzenia da się rozdzielić na te, które wchodzą do poszczególnych kolumn sprawozdania, i pozostałe. Przy własnych, nietypowych składnikach to jest praca do wykonania raz – ale ktoś musi ją wykonać.
3. Czy dane za październik są kompletne, i czy zostaną kompletne za rok, bo to ten miesiąc rozstrzyga.
4. Czy Wasza wersja systemu ma ten eksport. Funkcja jest nowa, więc sprawdźcie numer swojego wydania, zanim zaplanujecie na nim sprawozdanie.

Pierwsze trzy punkty nie zależą od tego, jakiego programu używacie. Czwarty zależy, i tylko on jest nowy.

Czego ta zmiana nie rozstrzyga

Cztery rzeczy, których z niej nie wynika:

• Czy zostaliście wylosowani. Mówi o tym GUS, nie system, i mówi po fakcie, gdy dane za październik są już takie, jakie są. Eksport przyda się dopiero wtedy, gdy zawiadomienie przyjdzie; porządek w kartotekach musi być wcześniej.
• Czy Wasze składniki płacowe są przypisane poprawnie. To jest konfiguracja, a nie automat: ktoś musi zdefiniować rodzaje składników Z-12 zgodnie z tym, jak wynagradzacie. Sprawdźcie to, zanim zaczniecie przygotowywać eksport, razem z kompletnością danych: badanie wykazuje stan za październik roku badanego. Czy składniki da się opisać wstecz, potwierdźcie w dokumentacji swojej wersji, zanim oprzecie na tym plan.
• Jak liczy się zakres przy wielu oddziałach. Zależy od struktury organizacyjnej i wytycznych GUS dla konkretnego podmiotu, a nie od ustawień programu.
• Czy funkcja jest w Waszej wersji. Numer wydania, od którego działa eksport, trzeba sprawdzić, a dostęp do nowych wersji zależy od modelu licencji.

Jeśli macie enova365 i spodziewacie się losowania, odezwijcie się: sprawdzimy na Waszej instalacji, czy składniki są opisane tak, żeby eksport miał z czego powstać. Szerzej o tym, co system kadrowo-płacowy powinien umieć, piszemy w artykule najlepszy system ERP do kadr i płac.