Najlepszy system ERP do kadr i płac w Polsce – po czym go poznać

Pytanie „jaki system ERP do kadr i płac jest najlepszy” wraca w większości pierwszych rozmów i nie ma na nie odpowiedzi w postaci jednej nazwy. Ma za to odpowiedź w postaci listy rzeczy do sprawdzenia – a ta jest krótsza, niż się wydaje, i w projektach, które prowadzimy, rozstrzyga się na trzech albo czterech punktach.

Przy każdym punkcie pokazujemy, jak wygląda w enova365, czyli w systemie, który wdrażamy. Tam, gdzie od systemu ważniejsza jest umowa albo wdrożenie, mówimy to wprost i podpowiadamy, o co dopytać dostawcę.

„Najlepszy” zależy od tego, co dziś Was boli

Rankingu programów kadrowo-płacowych opartego na badaniu udziału w rynku nie znamy, więc „najlepszy” jest w tej dziedzinie oceną, a nie faktem, który da się sprawdzić. Sprawdzalne jest co innego: kadry i płace są najczęściej wdrażanym przez nas obszarem enova365.

Dlatego zamiast rankingu proponujemy test: wypiszcie trzy rzeczy, które w tym miesiącu zabrały najwięcej czasu działu kadr. Jeśli wśród nich jest przepisywanie danych między programami, sprawdźcie najpierw, czy te programy da się połączyć: porównajcie zakres i koszt integracji z uruchomieniem wspólnego systemu. Przy jednej liście przepisywanej raz na kwartał integracja wystarcza; przy kilku miejscach i co miesiąc zwykle nie.

Sześć pytań, które rozstrzygają wybór

1. Kto i jak szybko dostosowuje system do zmian w prawie i czy kosztuje to osobno.
2. Ile razy te same dane trzeba wpisać: do kadr, do księgowości, do grafiku, do arkusza.
3. Czy system liczy to, co naprawdę macie w umowach: zlecenia, B2B, składniki własne, waluty obce.
4. Co robi pracownik, żeby złożyć wniosek urlopowy: pisze maila czy klika.
5. Czy Wasza branża ma reguły spoza standardu: uczelnia, prokuratura, delegowani, kierowcy.
6. Kto to wdroży i kto odbierze telefon w dniu pierwszej listy płac.

Pierwsze pięć to pytania o produkt. Szóste jest o wykonawcy – i to ono zwykle rozstrzyga wynik, bo ten sam system wdrożony dwa razy daje dwa różne efekty.

Zgodność z przepisami: koszt widoczny dopiero przy zmianie prawa

Program kadrowy kupuje się raz, a przepisy zmieniają się co roku. Pytanie nie brzmi więc „czy system jest zgodny”, tylko „co się dzieje, gdy przestanie być”.

enova365 jest aktualizowana na bieżąco, w ślad za zmianami w prawie pracy i w przepisach płacowych, tak żeby rozliczenia i dokumentacja kadrowa zgadzały się z regulacjami, które właśnie obowiązują. To samo dotyczy deklaracji: nadążają za Kodeksem pracy i ustawami.

O co dopytać dostawcę. Czy nowa wersja wchodzi automatycznie, czy trzeba ją zamówić. Czy da się ją przetestować przed wgraniem na produkcję. Czy aktualizacje wynikające ze zmian w prawie obejmuje Wasz model licencji. I kto ponosi koszt, jeżeli zmiana przepisów wymaga nie aktualizacji, tylko przebudowy konfiguracji.

Kartoteka pracownika w jednym miejscu

W projektach, które prowadzimy, błędy w kadrach rzadziej biorą się z rachunku niż z organizacji: dane o jednej osobie leżą w trzech miejscach i nikt nie wie, które są aktualne.

W enova365 kartoteka pracownika zbiera w jednym miejscu dane osobowe, umowy, ubezpieczenia i dane podatkowe, a z tego samego miejsca od razu widać całą historię zatrudnienia danej osoby.

Historia zatrudnienia to nie jest ozdoba. Bez niej nie policzycie stażu, wymiaru urlopu ani podstaw do chorobowego, a przy migracji ze starego programu właśnie ona bywa tym, czego nie da się odtworzyć po fakcie.

Płace: umowy, składniki, waluty

Tu kończą się proste programy kadrowe. Lista płac, w której każdy liczy się tak samo, nie jest trudna. Trudna zaczyna się tam, gdzie w jednej firmie są etaty, zlecenia, kontrakty B2B, premie liczone własnym wzorem i ktoś rozliczany w euro.

enova365 rozlicza wynagrodzenia automatycznie i obejmuje przy tym umowy o pracę, zlecenia, kontrakty B2B, składniki ustalane indywidualnie oraz wypłaty w różnych walutach. Ręcznego przeliczania zostaje mniej, a razem z nim okazji do pomyłki.

Sprawdźcie to na swoim przypadku, nie na demo. Weźcie jedną, najbardziej pokręconą umowę, jaką macie, i poproście o pokazanie jej naliczenia na żywo. Prezentacja, która zamienia się w opowieść o możliwościach, jest odpowiedzią samą w sobie.

Akta osobowe bez papierowego archiwum

E-akta są jednym z punktów, w których dział kadr odzyskuje czas, i jednocześnie tym, w którym najłatwiej o zaniedbanie po stronie zgodności.

W enova365 dokumentacja kadrowa przechodzi do postaci cyfrowej z uwzględnieniem wymagań RODO, a komplet danych pracownika jest pod ręką od razu, bez sięgania do papierowego archiwum.

Dokumentacja elektroniczna ma własne wymagania formalne, a system jest tylko jednym z warunków ich spełnienia. Drugim jest to, kto ma do czego dostęp, i to ustala się przy wdrożeniu, a nie przy zakupie.

Samoobsługa pracownika, czyli gdzie naprawdę znika czas

W działach kadr, które oglądamy przy wdrożeniach, czas nie znika w naliczaniu, tylko w odpowiadaniu: ile mam urlopu, kiedy dostanę zaświadczenie, czy mój wniosek doszedł. Każde takie pytanie kosztuje dwie przerwy w pracy: pytającego i odpowiadającego.

W enova365 odpowiadają na to Pulpity HR, czyli samoobsługa pracownicza: przez nie składa się wnioski pracownicze i prowadzi je dalej, a także zarządza czasem pracy – z dowolnego miejsca i o każdej porze, również z telefonu albo tabletu.

To jest ta część wdrożenia, którą widzi cała firma, a nie dwie osoby z kadr – i dlatego wpływa na ocenę projektu bardziej, niż wynika z jej udziału w pracy.

Branże, które mają własne reguły

Standard kończy się szybciej, niż zakłada większość ofert. enova365 obsługuje procesy kadrowe m.in. uczelni, prokuratury, pracowników delegowanych i kierowców, a wśród jej funkcji są też rozliczanie osób oddelegowanych do pracy za granicą, obsługa Pakietu Mobilności, wartościowanie i wycena stanowisk pracy oraz zarządzanie odzieżą roboczą.

Jeżeli Wasza firma jest w którejś z tych grup, to nie jest szczegół do ustalenia później. To jest pierwsze pytanie, bo rozstrzyga, czy w ogóle rozmawiamy o standardzie, czy o oprogramowaniu pisanym pod proces.

Co jeszcze warto sprawdzić w enova365

Są jeszcze cztery rzeczy, które w enova365 warto zamienić na pytania do każdego dostawcy, nie tylko do nas:

• Płatnik i PPK. enova365 ma integrację z programem Płatnik i obsługę PPK, a deklaracje PIT i ZUS wysyła się bezpośrednio z systemu. Pytanie kontrolne dla każdego programu: czy deklaracja wychodzi z niego, czy ktoś ją przepisuje.
• Raporty pomocnicze dla GUS. Wśród e-Deklaracji i raportów enova365 są także raporty pomocnicze dla GUS. Zapytajcie, których sprawozdań dotyczą, bo sama nazwa tego nie przesądza. Jak działa eksport danych do sprawozdania Z-12, opisujemy w tekście o sprawozdaniu Z-12 w enova365.
• Czas pracy z RCP. Rozliczenia w enova365 korzystają z danych z rejestracji czasu pracy (RCP) i z pulpitów pracownika, a plan pracy, nadgodziny, urlopy i pozostałe nieobecności są zebrane w jednym miejscu. Zapytajcie, skąd system bierze czas pracy i czy ktokolwiek przepisuje go przed naliczeniem.
• Gdzie system stoi. Z obszaru kadrowo-płacowego enova365 można korzystać w chmurze albo w instalacji lokalnej. Od tego zależy, kto odpowiada za kopie danych płacowych.

Czego nie kupisz razem z licencją

Licencja daje prawo do używania programu. Nie daje przeniesionych danych, skonfigurowanych list płac, przeszkolonych ludzi ani kogoś, kto odbierze telefon w dniu pierwszej listy płac w nowym systemie. To są osobne pozycje budżetu i warto zobaczyć je w ofercie od początku – szerzej pisaliśmy o tym w tekście jak wybrać system ERP i nie przepłacić.

Jeżeli chcecie sprawdzić to na swoim przypadku, napiszcie do nas. Pierwsza rozmowa i wywiad są bez opłat, a jeśli z rozmowy wyjdzie, że wystarczy Wam porządek w obecnym programie, powiemy to wprost.