Jak wybrać system ERP i nie przepłacić

Najdroższy błąd przy wyborze ERP nie polega na przepłaceniu za licencje. Polega na kupieniu systemu, który wymusza zmianę procesu tam, gdzie ta zmiana nikomu nie służy, a potem na płaceniu przez lata za obchodzenie tego ograniczenia arkuszami kalkulacyjnymi.

1. Od czego zacząć: proces, nie funkcje

Lista funkcji w ofercie dostawcy wygląda imponująco, bo obejmuje wszystko, co system potrafi, także rzeczy, których nie włączysz. Odwróć kolejność: opisz swoje trzy najbardziej kosztowne procesy (np. przyjęcie zamówienia, rozliczenie produkcji, zamknięcie miesiąca) i poproś dostawcę o pokazanie ich na żywo w systemie.

Jeżeli prezentacja przechodzi w opowieść o możliwościach zamiast pokazu kliknięć, poproś wprost o przejście Waszego procesu na Waszych danych, choćby na kilkunastu wierszach przygotowanych wcześniej.

2. Ile kosztuje całość, a nie licencja

Budżet wdrożenia ERP składa się z kilku pozycji i licencja jest tylko jedną z nich:

• licencje (jednorazowo lub w abonamencie),
• wdrożenie i konfiguracja,
• migracja danych ze starego systemu,
• szkolenia użytkowników,
• opieka powdrożeniowa i aktualizacje,
• analiza przedwdrożeniowa, jeśli dostawca prowadzi ją jako osobny etap,
• modyfikacje i dodatki poza standardem, gdy z punktu 3 wyjdzie, że są potrzebne.

Poproś o rozbicie na wszystkie pozycje i o rozdzielenie ich na dwie grupy: te, które dostawca umie wycenić od razu, i te, które wyceni dopiero po analizie. Sam ten podział mówi więcej niż kwota, bo pokazuje, czego jeszcze nikt nie policzył. Dostawca podający wyłącznie cenę licencji przesuwa nieprzyjemną rozmowę o miesiąc. Co rusza każdą z tych pozycji przy enova365, rozpisaliśmy w tekście ile kosztuje wdrożenie enova365.

3. Co się stanie, gdy standard nie wystarczy

To pytanie rozstrzyga o przebiegu wdrożenia. W firmach, które audytujemy, proces wychodzący poza standard systemu jest z reguły jeden: ten, na którym firma zarabia. Ważne jest, co wtedy:

• Czy system w ogóle da się modyfikować?
• Czy modyfikacje przetrwają aktualizację do nowej wersji?
• Czy dostawca ma własnych programistów, czy odsyła do podwykonawcy?

Trzecie pytanie zadaj partnerowi wdrożeniowemu, bo nie każdy programuje. Dwa pierwsze sprawdź na konkretnym przykładzie: poproś o pokazanie dodatku napisanego kilka wersji temu i o to, co się z nim działo przy kolejnych aktualizacjach. My robimy dodatki tak, żeby przetrwały aktualizację wersji. Na tym wykładają się dopasowania robione naprędce.

4. Kto będzie właścicielem danych i konfiguracji

Sprawdź w umowie, czy masz dostęp do bazy danych, czy możesz wyeksportować dane w czytelnym formacie i czy dokumentacja konfiguracji zostaje u Ciebie. To zabezpieczenie na wypadek zmiany partnera. Partnera zmienia się bez zmiany systemu, więc warunki tej zmiany trzeba znać, zanim będą potrzebne.

5. Jak wygląda wsparcie po starcie

Pierwsze tygodnie po uruchomieniu produkcyjnym są najtrudniejsze. Ustal konkretnie: czas reakcji na zgłoszenie krytyczne, kanał zgłoszeń, dostępność konsultanta w pierwszym tygodniu, sposób rozliczania zmian po wdrożeniu.

Przykład: co z tej listy da się sprawdzić w enova365

Żeby lista nie została teorią, przyłóżmy ją do enova365, czyli systemu, który wdrażamy. To, jak system jest licencjonowany i uruchamiany, odpowiada na pytania z punktu 2 i dotyka punktu 3. Na punkty 1, 4 i 5 odpowiada partner wdrożeniowy, nie producent. Przy innym systemie poproś dostawcę o te same cztery odpowiedzi na piśmie.

• Licencja. enova365 ma trójstopniowy model licencji: wersje srebrną, złotą i platynową, między którymi dobiera się zakres funkcji, a z nim koszt, do potrzeb firmy. Zapytaj, czy wariant dobiera się dla całego systemu, czy osobno dla każdego obszaru. Od tego zależy, czy „cena licencji” z punktu 2 jest jedną liczbą.
• Własność albo abonament, chmura albo własny serwer. enova365 można kupić na własność albo w abonamencie i uruchomić w chmurze albo na własnym serwerze (jak licencjonuje się enova365). Zapytaj, czy każde połączenie jest możliwe, czy model da się zmienić później i na jakich warunkach.
• Zmiany w przepisach. System jest aktualizowany w ślad za zmianami w przepisach. Pytanie do umowy: czy aktualizacje obejmuje licencja, czy mają własną opłatę.
• Integracje. enova365 łączy się z platformami e-commerce, z bankowością i z innymi zewnętrznymi aplikacjami. To sąsiaduje z punktem 3: zapytaj, które integracje są gotowe, a które trzeba napisać.

Podsumowanie

System ERP kupuje się na lata, a nie na jeden sezon: licencja i konfiguracja zostają w firmie dłużej niż większość decyzji IT. Dlatego poświęć czas na analizę przedwdrożeniową. Jej wynikiem jest opis procesów, zakres i harmonogram, czyli to, na podstawie czego da się porównać dwie oferty.

Jeśli chcesz omówić swój przypadek, napisz do nas. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i nie kończy się wysłaniem oferty, jeśli o nią nie poprosisz.