Ile kosztuje wdrożenie enova365: siedem pozycji budżetu i jak porównać dwie oferty
Ile kosztuje wdrożenie enova365: siedem pozycji budżetu, co je podnosi i obniża, oraz jak porównać dwie oferty na tych samych rubrykach.
Zespół Partnerzy IT
To, ile kosztuje wdrożenie enova365, wynika z sumy siedmiu pozycji. Licencja jest tylko jedną z nich, a resztę wyznaczają procesy firmy i stan danych w programie, z którego przechodzicie. Dlatego dwie firmy handlowe tej samej wielkości mogą dostać bardzo różne wyceny i obie będą policzone poprawnie.
Kwot ani widełek tu nie ma. Wycenę wdrożenia enova365 podajemy po analizie, na piśmie, razem z zakresem i harmonogramem. Przed analizą da się natomiast ustalić, z czego budżet się złoży i co rusza każdą jego pozycję.
Z czego składa się budżet wdrożenia enova365
Budżet wdrożenia enova365 składa się z siedmiu pozycji: analizy przedwdrożeniowej, licencji, wdrożenia i konfiguracji, migracji danych, modyfikacji i dodatków, szkoleń oraz opieki powdrożeniowej.
| Pozycja | Co ją napędza | Kiedy rośnie |
|---|---|---|
| Analiza przedwdrożeniowa | liczba obszarów i osób, z którymi trzeba porozmawiać | gdy procesy nie są nigdzie opisane i trzeba je odtworzyć z ludźmi, którzy je wykonują |
| Licencja | moduły, liczba stanowisk pracujących w module, wariant modułu, model zakupu | gdy potrzebny jest moduł dodatkowy albo moduł istniejący tylko w wyższym wariancie |
| Wdrożenie i konfiguracja | liczba obszarów, które system ma objąć od startu | gdy wdrożenie obejmuje naraz księgowość, magazyn i produkcję, a nie jeden obszar |
| Migracja danych | zakres przenoszonej historii i stan danych w starym programie | gdy dane mają duplikaty, braki i wyjątki albo przenosi się całą historię dokumentów zamiast sald |
| Modyfikacje, dodatki i integracje | procesy poza standardem i kierunki wymiany danych z innymi programami | gdy gotowy konektor nie wystarcza i trzeba napisać dodatek albo integrację przez API |
| Szkolenia | liczba osób, ról i modułów | gdy każdy dział pracuje w innym module i potrzebuje osobnej ścieżki |
| Opieka powdrożeniowa | sposób rozliczenia i tempo zmian po starcie | gdy firma po starcie dalej zmienia procesy |
Analiza przedwdrożeniowa (u nas: audyt przedwdrożeniowy) jest osobną, płatną pozycją i od niej zależą pozostałe. Proces opisany na analizie wycenia się raz. Proces odkryty w połowie wdrożenia wycenia się drugi raz, już pod presją terminu. Dokument z analizy podaje budżet osobno dla licencji, wdrożenia i opieki, więc żadna z tych pozycji nie chowa się w drugiej.
Gdy macie już działający system i potrzebujecie tylko integracji, liczą się dwa wiersze: „modyfikacje, dodatki i integracje” oraz „licencja”, jeśli brakuje modułu integracyjnego.
Licencja: moduły, stanowiska i model zakupu
Cena licencji enova365 nie obejmuje wdrożenia. Instalację, konfigurację, przeniesienie danych i szkolenia wycenia się osobno.
Licencję enova365 liczy się na stanowiska pracujące w module, a nie na wszystkich zatrudnionych. Dwie osoby, które zaglądają do kadr raz w miesiącu, kosztują w licencji inaczej niż dwadzieścia osób pracujących codziennie w handlu. Płaci się za moduły, które firma uruchamia, a moduł da się dołożyć później i nie jest to kolejne wdrożenie.
Wariant jest cechą modułu, a nie całej instalacji. Księga Podatkowa istnieje tylko w srebrnym, Księga Handlowa tylko w złotym, a kolory między modułami wolno mieszać. Model zakupu wybiera się raz dla całej instalacji: licencja na własność to jednorazowa opłata i roczne utrzymanie wersji z prawem do aktualizacji, abonament to opłata za używanie, w której aktualizacje są już zawarte. Utrzymanie przy licencji na własność jest Waszą decyzją. Bez niego system pracuje dalej, zatrzymany na wersji, którą macie.
Pakiety promocyjne enova365 to wyłącznie licencja na własność; abonamentu promocja nie obejmuje. Ich skład i ceny podajemy na stronie pakietów promocyjnych enova365 w stałych cenach. Poza pakietami cenę licencji wyznacza zestaw modułów, liczba stanowisk, wariant i model zakupu. Opisuje to strona o tym, jak licencjonuje się enova365.
Co podnosi koszt wdrożenia enova365
Koszt wdrożenia enova365 rośnie z każdym procesem, który ma działać inaczej niż w standardzie systemu, z każdym wyjątkiem w przenoszonych danych i z każdym modułem spoza licencji podstawowej.
Proces poza standardem kończy się konfiguracją, dodatkiem albo zmianą sposobu pracy. Dodatek to programowanie i osobna pozycja budżetu. Dodatki do enova365 pisze się w środowisku systemu, a nie obok niego, i dlatego modyfikacja pod Wasz proces przeżywa aktualizację wersji. Każde takie odstępstwo trzeba jednak policzyć na analizie, zamiast odkrywać je w trakcie.
Koszt migracji zależy bardziej od liczby wyjątków w danych niż od liczby rekordów. Przykład: kilka tysięcy poprawnych kartotek kontrahentów przenosi się mechanicznie. Kartoteki, w których ten sam kontrahent występuje pod trzema nazwami, a NIP bywa wpisany w polu uwag, wymagają decyzji przy każdym przypadku. Wyjątki rozstrzyga człowiek. Czasem taniej wychodzi przeniesienie samych sald zamiast całej historii dokumentów i ustala się to na analizie.
Do spięcia systemu ze sklepem potrzebny jest osobny moduł: gotowy konektor sklepów albo WebAPI, przez które spina się programy bez konektora. Oba są modułami dodatkowymi poza licencją podstawową i wymagają modułu podstawowego w wersji złotej. Firma, która planuje integrację, powinna zobaczyć je w ofercie od razu, a nie przy wycenie integracji.
Zaczynamy od gotowych konektorów z katalogu producenta, bo są tańsze w utrzymaniu, a własny kod piszemy tam, gdzie konektora nie ma. Przy integracji pisanej pod proces każdy kierunek przepływu danych to osobna praca: wysyłanie stanów do sklepu i pobieranie z niego zamówień mają własne wyjątki.
Jeśli zmiana zakresu przychodzi po podpisaniu umowy, gdy część pracy jest już wykonana, płaci się za samą zmianę i za cofnięcie tego, co zrobiono pod poprzedni zakres.
Co obniża koszt i zależy od Was
Koszt wdrożenia enova365 obniżają cztery decyzje po stronie firmy: etapowanie, porządek w danych przed migracją, stanowiska policzone według ról i zgoda na standard tam, gdzie proces nie jest przewagą.
Etapowanie zaczyna od standardu w procesach, które działają jak u wszystkich, a modyfikacje przesuwa za pierwsze zamknięcie miesiąca. Pierwszy etap jest mniejszy, a lista modyfikacji powstaje z pracy w systemie, a nie z wyobrażeń o niej. To nie pasuje, gdy pierwszy etap musiałby pracować obok starego programu i ktoś przepisywałby dane między nimi: wtedy oszczędność zjada ręczna praca.
Porządek w danych zrobiony własnymi siłami, czyli scalenie duplikatów kontrahentów i zamknięcie martwych kartotek, skraca migrację. Wasz zespół zna kontekst i nie musi o nic pytać. Jeśli nikt nie ma na to czasu przed startem, praca nie znika, tylko przechodzi do pozycji „migracja”.
Rozpisanie ról przed zamówieniem licencji jest najprostszą oszczędnością, bo płaci się za stanowiska w module. Nie każdy pracownik potrzebuje każdego modułu.
Przy każdym odstępstwie od standardu warto zapytać, czy proces jest przewagą, czy przyzwyczajeniem. Jeśli klienci nie wybierają Was za sposób wystawiania faktur, standard w fakturowaniu wystarczy. Odrębności warto bronić w procesie, na którym firma zarabia, i tam modyfikacja jest uzasadnionym kosztem.
Jak porównać dwie oferty wdrożenia enova365
Dwie oferty wdrożenia enova365 porównuje się, rozpisując obie na te same siedem pozycji i sprawdzając, czego w każdej brakuje. Procedurę da się przejść bez niczyjej pomocy:
- Przepiszcie każdą ofertę do tabeli z siedmioma pozycjami. Puste rubryki są najważniejsze, bo pokazują, czego dostawca nie policzył.
- Zapytajcie wprost, co jest poza zakresem. Nie „czy to obejmuje wszystko”, tylko „wymieńcie trzy rzeczy, których w tej cenie nie ma”. Osobno: czy w licencji są moduły potrzebne do integracji.
- Zapytajcie o sposób rozliczenia. Wdrożenie etapami czy całością, integracje w cenie stałej czy według czasu, opieka w pakiecie godzin czy zadaniowo i co dzieje się z godzinami niewykorzystanymi.
- Zapytajcie o migrację konkretnie: które dane przechodzą, które nie, kto decyduje przy wyjątkach i po czyjej stronie leży ich uporządkowanie.
- Zapytajcie, kto imiennie poprowadzi wdrożenie i ile projektów ma za sobą. Nie ile lat ma firma. To pytanie warto zadać każdemu dostawcy, także nam. Odpowiadamy na nie przed podpisaniem umowy, imiennie. Nie uczymy się na Waszym projekcie: nasi konsultanci mają średnio ponad 14 lat praktyki przy systemach ERP.
- Sprawdźcie, co zostaje u Was na koniec: dostęp do bazy, eksport danych i dokumentacja konfiguracji. Partnera zmienia się bez zmiany systemu, więc te warunki trzeba znać przed podpisaniem umowy.
Jeśli po tej procedurze oferty nadal się różnią, różnica siedzi w konkretnej rubryce i można o nią zapytać. Przebieg samego projektu, od analizy przez migrację próbną po start, opisuje strona wdrożeń i integracji. Pytania do zadania wcześniej, przed wyborem systemu, zebraliśmy w tekście o tym, jak wybrać system ERP i nie przepłacić.
Jeśli chcecie rozpisać budżet wdrożenia enova365 na własne procesy, napiszcie do nas. Rozmowa wstępna jest bezpłatna: ustalamy na niej zakres analizy, a po niej podajemy jej stałą wycenę.
